用EDI係統自動化來改變你的星期二

當您第一次打開商店時，處理文檔並不是一項很大的任務，但發生了一些重要的事情:業務正在蓬勃發展。但是現在，您每月的文檔量正在增長，通過web門戶處理這些文檔占用了員工的重要時間，這些時間應該花在其他任務上。

更糟糕的是，必須手工處理的文檔(訂單、更改等)越多，出現意外錯誤的可能性就越高。隻需要幾個小數點放在錯誤的地方或者填錯了數值，你就知道了什麼風扇。

如果處理你的文件的人生病了或去度假了怎麼辦?你有後備計劃嗎?

當文件堆積起來的時候，重要的事務可能會錯過，貿易夥伴關係可能會受到威脅。

EDI自動化的好處

在企業發展的某個階段，自動化變得非常必要。不再是“有就好”，而是“必須擁有”。

與其讓您的員工花整整一個周二的時間來協調前一周的所有發票、采購訂單和運輸文檔，您可以集成您的企業資源規劃(ERP)，倉庫管理係統(WMS)等多化為EDI解決方案。這樣做可以實現自動化的過程文檔，比手工操作更快更準確。

這個自動化過程將在沒有人工幹預的情況下匹配所有文檔—即所有“正確”的文檔。

人眼唯一需要檢查文檔的時候是在某些東西不匹配的情況下，例如采購訂單和發票之間的數量不同。對不正確的事務進行標記檢查，工作人員可以很容易地跟蹤問題以糾正問題。

處理文檔所花費的時間可以從幾個人一天的活動減少到一個人幾個小時或更少。EDI自動化打破了數據豎井，以減少通信錯誤並消除阻礙您的業務實現其全部潛力的瓶頸。

EDI係統選項

有兩種主要的集成EDI解決方案:

• 內部或內部EDI:這種選擇需要對EDI軟件和硬件以及現有的工作人員進行投資，或者增加員工數量來運行它。當您的公司或貿易夥伴更改EDI要求時，由您的員工進行更新。

盡管前期成本較高，但在考慮總ROI時，有時內部EDI解決方案是最佳選擇。然而，請記住，未來可能會有額外的EDI軟件、硬件、培訓或能力升級成本。

• 外包EDI:對於外包的EDI解決方案，所有的軟件、硬件和人員都由第三方的專家團隊管理。您的外包EDI供應商將負責軟件和硬件升級，以保持您的業務運行，並在EDI需求更改時進行任何調整。

當外包EDI時，您通常支付每月的訂閱費用，其費用可能比內部係統的成本低30%到70%。當您想要添加功能或貿易夥伴時，請與EDI提供商進行溝通，以重新評估和修改您的訂閱。

一些公司也可能采用這兩種選擇的混合，將責任劃分給內部團隊和外包EDI(通常稱為托管服務)。

增長與EDI

與EDI自動化，你會發現到周二的時候，你不再被忙碌的手動更新束縛在辦公桌上了。你可以更早地完成工作，並能準時離開辦公室。

但是，除了便利因素之外，EDI解決方案將極大地減少您的工作人員開銷，節省您以前處理文件所花費的時間，並幫助您以最高效率運行您的操作。它甚至可能為你的企業在未來帶來更多的機會。

要了解更多關於EDI係統自動化的知識，瀏覽SPS網站．我們可以向您展示如何使用三方匹配，庫存透明度和先進的航運通知，提高效率以及更好的資源規劃。