自動采購訂單與零售商的發票核對

零售業正以閃電般的速度發生著變化。消費者希望種類更多、價格更便宜、速度更快。零售商和他們的貿易夥伴有望跟上。你怎麼能這麼做?與應付賬款三方匹配流程。

什麼是應付賬款3路匹配流程?

隨著供應鏈上每一個環節的加速，在業務向前發展之前所需要的手工流程成為了公司成功的越來越大的拖累。不正確的文檔、人工數據輸入錯誤和其他人為錯誤使零售商本就棘手的局麵雪上加霜。

協調事務的業務文檔需要寶貴的時間和資源。當某些東西不正確時，零售商可能會錯過有價值的折扣，甚至支付他們從未收到的產品。beplay体育充值采購訂單與發票對賬過程的自動化應付賬款三方匹配過程可以確保零售商隻支付他們實際收到的東西，並使他們能夠利用及時付款的折扣。

訂購發票，手動還是自動

采購訂單與應付賬款的三方匹配流程是零售商在訂單完成後批準向供應商、供應商或批發商付款的基本交易對賬流程。本會計程序適用於1)買方采購訂單2)賣方的發票3)存貨收貨單或先進的裝船通知交付到買方倉庫(其他可能比較的文件包括采購訂單確認和采購訂單更改請求)。比較這些文檔可以防止大量的問題(包括為不正確或欺詐的發票付款)，以及驗證有效的發票以便立即付款。

這種3-way匹配訂單到發票流程的變體在沒有自動化的情況下非常常見。通常，作為匹配過程的一部分，一個人必須手動收集和比較文檔。通常情況下，文件會在混亂中丟失，這可能導致支付錯誤的數量、價格或運費。如果對賬和隨後的付款不夠迅速，零售商可能會錯過及時付款的促銷和折扣。在整個過程中可能會發生代價高昂的人為錯誤。

當采購訂單與發票的對賬通過EDI實現自動化時，大部分這些問題都可以減少或完全消除。零售電子數據交換(EDI)係統與ERP、會計軟件和其他解決方案集成因此，您可以通過數字方式交換交易信息。通過EDI，所有重要的業務文件都被標準化，以滿足所有的需求，因此它們可以在內部跨部門和外部與賣方進行電子交換。諸如采購訂單、采購訂單確認(POA)、船舶提前通知(ASN)和發票等文件都可以直接從您已經使用的軟件和工具發送。

集成EDI支持的應付賬款3-way匹配簡化了交易對賬和支付過程，自動批準所有匹配支付的文件，而將不匹配的文件擱置以供進一步審查。一個人需要審查事務的唯一時間是文檔中的某些內容不匹配的時候。對大多數零售商來說，70%的發票通過三方匹配沒有任何問題，並可能在創紀錄的時間內付款。約30%的產品需要額外審查，最常見的問題通常與價格、數量或付款條件有關。

為什麼要自動訂購發票對賬?

自動訂單與發票對賬可以增加您的底線，基於您正在做的業務，而不需要做任何劇烈的改變。供應鏈專家估計，零售機構在每份采購訂單上平均要支付120至150美元，而這些費用是可以避免的，比如追蹤丟失的文件、修複庫存錯誤、人工接收過程中的延遲、支付有缺陷或完全欺詐的發票、錯誤的定價等等。

如果一個零售組織每年發出10萬個采購訂單，那麼就會損失1200萬到1500萬美元(或者更多的額外機會)。EDI和自動訂單到發票核對過程可能無法解決所有的資金問題，但它可以大大減少甚至消除與訂單到支付過程相關的問題。

我們的一個零售客戶告訴我們，他們過去有15名全職員工專門負責管理他們的商店和倉庫的公司發票。執行訂單後，通過他們的發票匹配EDI自動化係統采用訂單-發票對賬自動化，他們將應付賬款的員工減少了66%，隻剩下5名員工。除了幫助公司的業務每年增長7%之外，EDI自動化僅通過減少員工每年就節省了50多萬美元。

自動應付賬款的三方匹配可以幫助您的供應鏈變得更加靈活。使用人工支付處理，很難利用可能出現的機會。更快地完成采購訂單可以讓你更好地了解你需要花多少錢，這可以幫助你計劃額外的購買。

協助應付賬款三方匹配流程的文件

通過EDI自動化，零售買家可以要求賣家在發送訂單後發送采購訂單確認(POA)。有了POA，供應商和供應商可以在訂單發貨前確認產品、數量和價格。beplay体育充值這個過程與應付賬款三方匹配，但單是poa的實施就可以提前了解潛在的條款或價格問題，並可以完全消除與定價相關的近15%的不匹配。

提前發貨通知(ASN)由賣方發出，讓零售商知道訂單何時到達。有了ASN，零售商可以更好地規劃收貨所需的資源和設備——這與分配額外的工作人員卸載一輛卡車隻是為了讓它永遠不會到達沒什麼不同。ASN還可以與條形碼庫存係統集成，允許自動收貨和減少錯誤計數的產品數量。beplay体育充值有了這些流程，與數量相關的13%左右的調節差異就可以消除了。

自動訂單發票對賬過程是一個實際的解決方案，重複，耗時的過程，可能充滿了人為錯誤。它可以幫助零售商在不大幅改變經營方式的情況下，增加數十萬甚至數百萬美元的利潤。想象一下，用省下來的錢可以探索什麼樣的機會?

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